SAP, en sus fundamentos, es un sistema de contabilidad -meta-contabilidad, o más bien lo que se entiende en EEUU por accounting, habría que decir- pero debido a las enormes áreas que cubre, y la complejidad del sistema, es popularmente descrito como un ‘Enterprise Resource System’ (ERP, Sistema de Recursos de Empresa). “Sistemas ERP” es un término ‘paraguas’ que cubre sistemas de contabilidad de gran escala, los cuales incluyen todos los módulos funcionales que una instalación productiva o manufacturera requiere para su día a día. Es muy posible que ya conozcas a algunos de los principales jugadores del campo ERP – SAP, Oracle, JD Edwards y BAAN son algunos de ellos. SAP, sin duda, es el jugador más grande, acaparando el 60% de la cuota de mercado. SAP ERP ha sido implementado en más de 50.000 organizaciones de gran escala a lo largo del mundo. Casi el 90% de las compañías listadas en el Fortune 500 usan SAP. Esto indica la enorme importancia e influencia de SAP en el terreno de los sistemas de gestión ERP.
¿Qué es un módulo de SAP?
SAP consta de una serie de módulos funcionales que van desde Gestión de Recursos Humanos (SAP HCM) hasta Finanzas (SAP FI), que están integrados y ‘se hablan’ entre ellos. Esto quiere decir que, por ejemplo, una partida destinada a Recursos Humanos será inmediatamente reflejada en la parte financiera. Está integración eficiente y sin costuras, que elimina recuentos innecesarios y alinea los procesos de negocio, es una de las razones clave por las que SAP es tan popular.
¿Qué ventajas ofrece SAP ERP?
Otra de las razones principales por las que las compañías eligen SAP es porque requiere muy poca programación ‘a medida’ a la hora de implementarlo en el modelo de negocio de una compañía en particular. La gran mayoría de los procesos organizativos y de negocio de una empresa pueden ser reflejados en un sistema SAP sin necesidad de meterse en código de programación. El sistema SAP se adapta al modelo de empresa a través de lo que se llama parametrización. Digamos que SAP tiene un lugar designado donde se guardan miles y miles de procesos empresariales tipo, pues bien, los consultores acceden a ese lugar, deciden qué procesos se adaptan mejor a la empresa en particular y configuran estos (sin necesidad de programar nada) hasta que el encaje es perfecto. Básicamente, esa es la idea cuando decimos ‘parametrizar’. Pongamos un ejemplo: En Facebook, si queremos enseñar las fotos que hemos subido a un grupo específico de amigos, entraríamos en el panel de control y cambiaríamos la configuración de acuerdo a este objetivo. Pues bien, el concepto de parametrizar o configurar en SAP es muy similar a esto.
¿Qué es la parametrización en SAP?
Si, por un casual, tuviéramos un proceso o requerimiento de negocio muy particular que no pudiera ser reflejado en el sistema a través de parametrización, una solución a medida podría ser desarrollada usando el lenguaje de programación propio de SAP: Advanced Business Application Programming (ABAP). Siguiendo con el ejemplo anterior, esto sería muy similar a cuando Facebook pone a disposición de compañías terceras interfaces de programación a medida (APIs) para que desarrollen juegos y otras aplicaciones sobre la plataforma Facebook. Esto es precisamente lo que pasa con Farmville o Birthday Calendar. Por esta flexibilidad intrínseca, no hay requerimiento de negocio que no pueda ser atendido por SAP. Esto posiciona a SAP como el ERP más adaptable y flexible del mercado.
Pongamos el caso de una compañía de EEUU que quisiera aplicar el VAT – nuestro IVA- de manera automática a los albaranes de venta de sus clientes canadienses y no hacerlo con el resto. Esto podría ser configurado a través de simple parametrización, jugando con las opciones que ya nos da el sistema, sin necesidad de programar, de manera que cuando se genera un albarán para un cliente de Canadá, el sistema calculará y añadirá automáticamente el VAT. Esto reduce el engorro y las pruebas de testeo intrínsecas a la programación. Es más, debido a que los procesos tipo que contiene SAP ya vienen testeados ‘de fábrica’ podremos tener la seguridad de no encontrarnos con errores ni cuelgues del sistema en el futuro.
Entonces, ¿Cómo adaptar SAP ERP a cada empresa?
A pesar de que otros ERP también están diseñados con esta premisa de ‘evitar meterse a código’, SAP destaca por su nivel de customización y adaptabilidad, además de ser mucho más intuitivo que otros sistemas. SAP, en su estándar, tiene más de 10.000 tablas de Bases de Datos para contener todos los procesos de negocio tipo y sus posibles parametrizaciones, lo que explica el vastísimo rango de configuraciones que un sistema SAP puede ofrecer. Pongámonos un poco más técnicos, en EEUU existe una provisión llamada ‘lean accounting’ para la gestión de activos, siendo esta característica completamente configurable en SAP. En países como Turquía o Mozambique donde la inflación es alta, se hacen necesarios algunos ajustes contables para lidiar con las estadísticas de inflación que el gobierno publica de cuando en cuando. De nuevo, este elemento es plenamente configurable en SAP.